selinyetimoglu.com

Profesyonel Kariyer Koçu & Nefes Eğitmeni & Mutluluk Danışmanı@FunOfis

Bir İşi Delege Etmek Çocuk Yetiştirmek Gibidir!

1 Yorum

Überlasteter Angestellter bekommt noch mehr ArbeitDelegasyon, en önemli yönetim becerilerinden biridir. Delegasyonun ne olduğunu ve nasıl yapılması gerektiğini bilmek, kişinin hem işlerini delege etmesini hem de kendisine delegasyon ile verilmiş sorumlulukları daha iyi yerine getirmesini sağlar.

 

Birkaç tip yönetici vardır;

  1. Delegasyonu bilmeyen,
  2. Delegasyonu bilen ve uygulayan,
  3. Delegasyonu bilen fakat sevmeyen / istemeyen,
  4. Delegasyonu bilen fakat yapamayan.

 

Delegasyonu yapamayan yönetici, astına güvenmediğinden, astının yeterince tecrübeli olmamasından, işin çok önemli olduğunu düşünmesinden dolayı yapamıyor olabilir. Delegasyonu sevmeyen / istemeyen yönetici ise kendisini değerli hissetmek, iş yapıyor havasını vermek, astının kendisini ileride ünvan olarak tehdit etmesini engellemek, yani bir noktada astını yetiştirmeyerek kendi koltuğunu garantiye almak gibi nedenlerden dolayı istemiyor olabilir. Aslında delegasyonu reddeden yönetici kendisine ast bağlanmış bir uzmandan ibarettir. Delegasyonu bilmeyen yönetici kesinlikle eğitime tabi tutulmalı ve Temel Yöneticilik, Takım Yönetimi, Görev Yönetimi ve Zaman Yönetimi eğitimlerini almalıdır. Delegasyonu bilen ve uygulayan yönetici ise şirketine ciddi katkılar sağlayacaktır.

 

Doğru delegasyon;

  • Zaman kazandırır,
  • Çalışanların yetkinliklerini artırır,
  • Yöneticinin kendisinden sonra gelecek kişilerin yetiştirilmesini sağlar,
  • Çalışanları cesaretlendirerek motive eder.

 

Yanlış delegasyon, hayalkırıklığına sebep olur, çalışanların aklını karıştırır, demotive eder ve görevin yerine getirilmemiş olması ile sonuçlanabilir. Bu sebeplerden dolayı, delegasyon yönetiminin önemsenmesi gereklidir.

 

Başarılı bir delegasyonun adımları nasıl olmalıdır?

1- Görevi öncelikle kendinize tanımlayın.

2- Delege edilecek kişi veya ekibi belirleyin.

3- Görevin yapılabilmesi için kişilerin duyacağı yetkinlik ve eğitim ihtiyaçlarını listeleyin.

4- Görevin delege edilme sebeplerini ve önemini kişilere açıklayın.

5- İstenen sonuçları ve başarı ölçümünün nasıl yapılacağını iletin.

6- İşin yapılması için gereken kaynakları (insan, mekan, ekipman, para, hizmet vs) listeleyin.

7- Tamamlanma (sürekli bir görevse ara değerlendirme) tarihleri konusunda anlaşın.

8- Delegasyondan haberdar olması gereken kişileri (örneğin; kendi yöneticinizi) bilgilendirin.

9- Sonuçlarla ilgili geri bildirimde bulunun, düzeltilmesi gereken noktalar üzerinde durun.

 

Delegasyonun seviyeleri:

Delegasyon, birisine bir işi nasıl yapacağını anlatmaktan çok daha farklıdır. Delege edilecek kişinin bilgi ve tecrübesine göre, tanıyacağınız özgürlük alanının genişliği değişmelidir. Görev ne kadar kritikse, iş hayatında sizin ve kurumunuzun repütasyonu bu işin sonuçlarına ne kadar bağlıysa, o kadar temkinli olmanız gerekecektir. Görevi delege ederken “lütfen” ve “teşekkürler” gibi nazik yaklaşımlar, sonuçta işin daha doğru şekilde tamamlanmasında önemli rol üstlenebilirler. Buna ek olarak, delege edeceğiniz kişiye, nasıl bir yönetim tarzında kendini daha rahat hissettiğini sorabilirsiniz. Kimi sürekli işine müdahale edilmesinden hoşlanmazken, kimi ise her adımda onay alma ihtiyacı duyacağından müdahale olmadan ilerleyemez. Bu kısımda en başından anlaşılmasında yarar vardır.

 

Verilen sorumluluğun ve özgürlük alanının kendi içindeki dengesi, organizasyonel gelişimin ve verimliliğin en önemli belirleyicilerinden biri olması sebebiyle delegasyondaki iletişim oldukça önemli olmaktadır.

 

Delegasyonu en doğru şekilde yapabilmek için, işleri delege etmekten özellikle kaçınan kişilerin motivasyonlarını anlamak yararlı olabilir. En basit haliyle, çoğunlukla delegasyona, önceden önemli ölçüde çaba harcamak gerektiği için sıcak bakılmaz. Oysaki işlerin nasıl yapılacağını maksimum seviyede dokümante ederek pek çok iş yükünden kurtulabilirsiniz. En basit haliyle, bir restoran işletmecisiyseniz, sizin dışarıda olmanız gereken durumlarda yerinize bakmanız gereken kişilerin işlerini kolaylaştırabilirsiniz. Normalde yaptığınız işleri adım adım listeleyerek yazın. Sabah ilk geldiğinizde önce kasanın açılması gerektiği, müşteri kredi kartından ödeme alınırken tuşlara hangi sıra ile basılacağı, akşam kasayı kapatırken nasıl gün sonu alınacağı gibi ayrıntılar bir yerde yazılı olursa, her defasında farklı kişilere bunları anlatmanız gerekmez. Böylece hem acil durumlarda, hem de işe yeni başlayan kişiler için tekrar tekrar aynı efor harcanmamış olur. Delegasyon yapmadan önce elbette yazılı görev tanımlarının ve iş adımlarının ötesinde aktarımlarda bulunmak gerekecektir. Ancak dokümantasyon kısmına bir kez tam konsantrasyon ile zaman ayırırsanız, ileriki dönemlerde ayırmanız gereken zamandan önemli ölçüde tasarruf yapmış olursunuz.

 yetki-devri

Delegasyon ne zaman yapılmalıdır?

Delegasyon doğru yapıldığında tam bir “Kazan-Kazan” stratejisidir. Ancak her şey her zaman delege edilemez. Delegasyonun yapılıp yapılamayacağını anlamak için şu 5 soruyu kendinize sormalısınız:

  1. Bu görevi yapmak için gerekli bilgi ve donanıma sahip başka kişiler var mı? Bu görev, başkaları tarafından da yapılabilir mi, yoksa illa benim yapmamı gerektirecek kritik öneme mi sahip?
  2. Bu görev, başka kişilerin gelişmesi ve yeni beceriler edinmesi için bir fırsat olarak düşünülebilir mi?
  3. Bu görev, ileride yeniden aynı şekilde yapılması gereken bir görev mi?
  4. Bu görevi delege etmek için yeterli zaman var mı? (Zaman, eğitimlerin verilmesi, soru ve cevap aşamasının gerçekleştirilmesi, gelişimin kontrol edilmesi ve gerekirse yeniden konu üzerinde birlikte çalışılması için gereklidir.)
  5. Delege edilmesi gereken bir iş mi? (Her ş delege edilemez. Örneğin, ekibinize yeni bir çalışma arkadaşı alacaksanız, mülakat sürecini başkasına delege etmemeniz daha doğru bir karar olabilir.)

 

Delegasyon kime yapılmalıdır?

Delege edilecek kişiyi seçerken 5 noktaya dikkat edilmeli:

 

  1. Tecrübe, yetenek ve işe yaklaşım,
  2. Sizin ne kadar zaman ayırmak zorunda kalacağınız,
  3. Kişi ne kadar bağımsız çalışabildiği,
  4. İlgi alanı ve kendi geleceği için ne düşündüğü,
  5. Kişinin mevcut iş yükü.

 

Özetle, delegasyon, sonuç elde etmek için sorumlulukların paylaşım sürecidir. Bir işi delege etmek çocuk yetiştirmek gibidir. Hem izlemeli ve tehlikeli gelişmeleri engelleyecek kadar yakın olmalısınız hem de insanların kendi yeteneklerini gösterecekleri kadar onları özgür bırakmalısınız.

 

 

Kaynaklar:

http://dd.com.tr/index.php/makalearastirmaroportaj/makaleler/yoneticinin-ilk-isi-delegasyon/

http://www.mindtools.com/pages/article/newLDR_98.htm

http://en.wikipedia.org/wiki/Delegation

http://www.businessballs.com/delegation.htm

http://www.academia.edu/6089956/Delegasyon-Yetki_Devri

 

 

One thought on “Bir İşi Delege Etmek Çocuk Yetiştirmek Gibidir!

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s