Çalışırken sizi bölen pek çok faktör olabilir. Bir iş arkadaşınızın size bir şey sorması, müşteriden gelen bir telefon veya yapmanız gereken şeyin dışında bir şeyle ilgilenmeyi kendinizin istemesi…

Tüm bunlar çalışmanızı durdurur ve odaklandığınız işle ilgili konsantrasyonunuzu kaybetmenize neden olur. Sizi bölen bu şeyler çoğu zaman gerçekten önemli olabilir, ancak bu sizi böldükleri gerçeğini değiştirmeyecektir. Çünkü toplamda bakıldığında sizin verimliliğinizi düşürürler.

Kısa süreliğine bile olsa odak noktanızı değiştirmeniz, yaptığınız işin kalitesini doğrudan etkiler.

Tüm bu sebeplerden dolayı, aşağıdaki yöntemleri uygulamanız tavsiye edilir:

• Düzenli olarak sizi nelerin böldüğünü bulun!

Gün içinde sizi sık sık bölen iş veya kişiler oluyor mu?

Belli kişiler, yaptığınız şeyi yapmanıza sık sık engel oluyor veya dikkatinizi dağıtıyor mu?

Tüm aramalara ve epostalara hemen yanıt veriyor musunuz?

Bu gibi şeyleri bir kağıda alt alta listeleyin.

• Bir oyun planı hazırlayın!

Sizi çalışmaktan alıkoyan her ne olursa olsun, stratejik bir planı uygulayarak verimliliğinizi artırabilirsiniz. İşlerinizi yönetebilmek için öncelikle bir zaman planı hazırlayın.

Böylece yapılacaklar listenizin ne kadar zaman alacağını ve günlük zaman çizelgenizi gerçekçi bir şekilde görmüş olursunuz.

• Takviminizi herkesle paylaşın!

İş arkadaşlarınızın görebilmesi için takviminizi herkese açık bir yere koyun. Böylece sizin müsait olduğunuz zaman aralıklarını öğrenebilir ve sizinle ne zaman toplantı yapabileceklerini veya konuşabileceklerini bilirler.

Elbette bu her zaman kesin çözüm olmayabilir. Takviminizi görmelerine rağmen sizi bölmeye devam edenler olabilir. Ancak siz arkadaşlarınızı takviminize bakmaya yönlendirdikçe, en azından size bir şeyi direkt sormadan önce müsait olup olmadığınızı sormayı zamanla öğrenecekler.

• Kendinizi bölmenize de engel olun!

Önemsiz aktivitelerle meşgul olmanızı engelleyecek bir sistem geliştirmelisiniz.

Eposta bildirimlerini kapatmak, telefonu sessize almak, gelen aramaları telesekretere ya da başka bir kişiye yönlendirmek ve sosyal ağlardan uzak durmak çare olabilir bu noktada.

Eğer sosyal medyadan uzun süre uzak kalamıyorsanız, çalışırken arada bir Facebook sekmesine tıklıyorsanız bazı tarayıcı engelleme araçlarını kullanabilirsiniz. Bu tür araçlar sizin belirleyeceğiniz siteleri bir süreliğine engeller. Böylece önemli bir proje üzerinde çalışıyorken dikkatinizin dağılmasını önlemiş olursunuz.

• Bölünmeleri bölünmeden önce engelleyin!

Önceden planlamak, sorunu ortaya çıkmadan önce sınırlayacağından iyi bir yöntemdir. Ekibinizden birisi, bir yöneticiniz veya bir müşterinizin sizden beklediği bir şey var mı? Eğer sizin beklettiğiniz öncelikli bir iş varsa belirlenen süre tamamlanmadan önce onu yapın ki bekleyen kişinin size hatırlatma yapmasının önüne geçin.

Bunun yanında, proaktif bir yaklaşımla diğer ilgili kişileri üzerinde çalıştığınız işin son durumu hakkında bilgilendirin. Böylece onlar sizinle iletişime geçmeden önce, takviminiz dahilinde siz onlarla iletişime geçmiş olursunuz. Gelişmelerle ilgili sizin bilgi vereceğinizi öğrendiklerinde sizi bölme davranışını azaltacaklardır.

 

• Yeniden konsantrasyon sağlamanızı kolaylaştıracak stratejiler kullanın!

Bir telefon görüşmesi yapmanız gerektiğinde veya acil bir epostayı yanıtlayacağınız zaman, süreyi mümkün olduğunca kısa tutmaya çalışın.

Çalışmaya ara vermeden önce aklınızdaki tüm düşünceleri bir kağıda yazın. Böylece ara verip geri döndüğünüzde “nerede kalmıştım ben” diye düşünerek zaman kaybetmezsiniz. Yazmanın da size vakit kaybettireceğini düşünüyorsanız, telefonunuzun ses kaydı özelliğini kullanarak aklınızdan geçenleri sesli olarak kaydedebilir ve geri döndüğünüzde hızlıca dinleyebilirsiniz.

 

 

• Mümkünse farklı bir lokasyona gidin!

Bazen bölünmelerden kaçınmanın en basit yolu, kimsenin sizi rahatsız edemeyeceği bir yerde çalışmaktır. Son yıllarda kahvecilerde çalışan kişi sayısının hızla artmasının sebeplerinden biri budur.

Daha sessiz bir yer arayanlar kütüphaneleri veya Türkiye’de de yaygınlaşmaya başlayan ortak çalışma alanlarını deneyebilir.

Eğer şirket dışında çalışma imkanınız yoksa şirket içindeki farklı salonları veya odaları kullanıp kullanamayacağınızı öğrenebilirsiniz.

• “Hayır” demeyi öğrenin!

Başka birinin kendisinin de yapabileceği bir şeyi size sorması durumunda veya çok da önemli olmayan bir durum için size geldiklerinde eğer çok meşgulseniz “hayır” demeniz kabul edilebilir bir davranıştır.

İçten ve arkadaşça bir şekilde sebeplerini de açıklayarak “hayır” dediğiniz zaman karşınızdakini kırılmayacaktır. “Şu anda son tarihi yaklaşan bir proje üzerinde çalıştığım için yardımcı olamayacağım.” Demek bazen kurtarıcınız olabilir.

Ofiste çalışırken işe ara verilmesine sebep olan faktörler hemen herkes için oldukça tanıdıktır. Bunu sık sık tecrübe eden herkes eninde sonunda kendi çözümlerini geliştirmelidir. Aksi takdirde hem verimsiz çalışmalara hem de gereksiz zaman kaybına davetiye çıkarılmış olur.

Kaynakça:

http://unclutterer.com/2013/01/20/five-ways-to-successfully-manage-interruptions-at-work/

http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_94.htm

http://www.business2community.com/strategy/8-ways-save-time-manage-interruptions-work-0796406#!E43AM