Türkiye’de çok yaygın olmasa da kimi şirketler iş başvurularında referans mektubu talep edebiliyorlar, bunun yanında hemen hemen tüm akademik programlar başvuru esnasında “2 adet referans mektubu” maddesini istenen belgeler arasına yerleştiriyorlar. Öğrenciler de, iş hayatında yer alanlar da “referans mektubunu kimden alsam, nasıl istesem” derdine düşüyor. Benim tavsiyem akademik dünyada, sizi tanıyan en yüksek mevkideki hocadan istemeniz, iş dünyasında da sizi tanıyanlar arasında ünvanı en yüksek ya da çevresi en geniş olan yöneticiden talep etmeniz. “Nasıl referans mektubu istenir” kısmına gelirsek de, üç ana başlık altında toplayarak başarılı sonuca ulaşabiliriz.

Referans istediğiniz kişinin özelliğini vurgulayın.

Neden illa o kişi yazmalı? Neden fikirlerine bu kadar önem veriyorsunuz? Onu benzersiz yapan nedir? “Çünkü şirketin genel müdürü, en üst noktası” diyorsanız da tamam, bunu belirtin (tabii daha nazik bir dille). Sizin şu an bulunduğunuz yerde olmanıza katkısı varsa mutlaka ekleyin.

Taslak hazırlayın.

Eğer ayrıntılı ve güzel yazılmış bir referans istiyorsanız, ayrıntılı ve güzel bir taslak sunmalısınız. Içeriği siz belirleyin. Bu, zaman yönetimi konusunda felaketseniz, projelerin deadline günü geldiğinde siz daha ancak yarısını tamamlamış oluyorsanız kendiniz için “zamanını çok iyi yönetir” yazın demek değil, gerçekte kimseniz onu yazın. Referans istediğiniz kişinin zaten sizin hakkınızda düşündüğü, sadece hatırlatılmaya ihtiyacı olan özelliklerinizi belirtin. Siz bunu yarım saatte yapabilirsiniz, böylece o kişinin sizin için 1 gün düşünme gerekliliğini ortadan kaldırır, mektubunuzu “zahmetsizce” yazmasını sağlamış olursunuz. Referans mektubu yazma sürecinde kara kara düşünürken sizden nefret etmesini istemezsiniz.

Bunun yanında hazırladığınız taslakta başvurduğunuz o pozisyonu veya akademik programı neden seçtiğinizi de belirtebilirsiniz. Sizi motive eden nedir ve hangi özelliklerinizle ne gibi bir katkı sağlayacağınızı düşünüyorsunuz?

Soru sormayacağınıza dair teminat verin.

Size referans olacak kişi muhtemen hakkınızda olumsuz yorum yapmayacaktır. Zaten siz de bu tür bir çekinceniz olmadığı için o kişiye gitmişsinizdir. Ancak yine de olumsuz yorumu varsa yazamaktan çekinmemesi gerektiğini söyleyerek kişinin kendini daha rahat hissetmesini sağlayabilirsiniz. Ve mutlaka belirtin; “Mektubun bir kopyasını görmem mümkünse çok memnun olurum. Okumamı istemezseniz de sebeplerinizi tabii ki anlayışla karşılarım”

Daha ayrıntılı tavsiyelere ve örneklere ulaşmak isterseniz, Harward Business Review blogunda Jodi Glickman tarafından kaleme alınan yazıyı inceleyebilirsiniz.