Ekip çalışmasının, müşterinin, ortak çıkara yönelik yapılan çalışmaların, belki de kısaca iş hayatının hemen her kısmında fikir paylaşımında bulunmak, belirli konularda ilerleme sağlamak veya sorunlara çözüm bulmak amacıyla bir araya gelinen toplantılar yapılır.

Hatta bazen fazla sık yapılır bu toplantılar ve “Aman yine mi toplantı var” algısı oluşmaya başlar. Ancak gelen toplantı davetlerine mecburiyetten “Katılıyorum” yanıtını veririz çoğu zaman toplantının amacını bile tam bilemiyor olmamıza rağmen. Bu mecburi ve sıkıcı (!) toplantılarda katılımcıların bir kısmı sürekli esnese ve bir kısmının da aklı tamamen başka yerlerde olsa bile İnfopik’de yer alan şu araştırma sonuçlarına göre toplantıların %80′i bilgi paylaşımı, %64′ü beyin fırtınası ve %57′si iletişim olanağı sağlıyor.

Bu oranları artırabilmek, toplantıların sıkıcılığını azaltabilmek, katılımcıların ilgisini çekebilmek ve verimi artırmak, kısaca toplantıya harcanan zamanı verimli hale getirebilmek için HRZone‘dan esinlenerek hazırladığım şu 5 aşamalı listeyi değerlendirebiliriz.

1- Toplantı Öncesinde Hedef Belirleyin:

Eğer bir toplantı organize edeceksek önce şu soruyu kendimize yöneltmeliyiz: “Toplantıdan beklentilerimiz nedir?” Sadece bilgi paylaşımı olabilir, bir konuda karar alınacak olabilir, veya beyin fırtınası yapılacak olabilir.

2- Planlayarak Hazırlanın:

Toplantı içeriğini belirledikten sonra konuları ve aşamaları bölerek bir zaman ve içerik tablosu oluşturmalıyız. Örneğin bir soruna çözüm üretme amacıyla toplantı yapılacaksa, sorunun da yer aldığı bu tabloyu toplantı davetinde paylaşarak katılımcıların önceden düşünmesini sağlayın.

3- Zamana sadık kalın:

Toplantının tam vaktinde başlaması genelde ne yazık ki sadece toplantıyı organize eden kişinin elinde olmuyor. Özellikle kalabalık gruplarla veya üst düzey yöneticilerin katılımıyla yapılacaksa herkesi tam vaktinde toplantı salonunda bulmak pek kolay olmadığı için organize eden kişi olarak toplantı öncesinde hatırlatma göndererek veya bir 5 dakika öncesinde geç kalacağını tahmin ettiğiniz kişilerin ofislerine gidip hatırlatarak zamanında başlamasını sağlayabilirsiniz.

4- Çift Yönlü Geri Bildirim Ortamı Oluşturun:

İletişimi artırmak ve katılımcıların fikirlerini belirtmelerini sağlamak için toplantının sonunda bir 10 dakikalık geri bildirim süresi ayırın. Kimsenin fikri yoksa bile önceden hazırlamış olduğunuz soruları yönelterek fikirlerini öğrenmeye çalışabilirsiniz.

5- Aksiyon Planı ile Kapatın:

Toplantıda alınan kararların ardından görev paylaşımı ve sorumluluk dağılımı gerçekleştirilmeli. Havada kalan ve belli bir kişiye atanmayan görevler muhtemelen yapılmayacak veya son anda ekibin “her şeyi yapan” üyesine kalacaktır. Paylaşılan görevler için de bir son tarih belirlenmeli.

 

6- Özet Epostası Gönderin:

(Başlıkta ve girişte 5 öneri olarak belirtmiştim ancak son bir şey eklemek istiyorum, bu madde de fasulyeden olsun. 🙂 )

Toplantıda konuşulanları ve alınan kararları, atanan görevleri ve son tarihleri katılımcılara ve ilgili herkese bir eposta yoluyla iletin. Söz uçsa bile yazı size kalır.

İyi bir toplantı ekip içinde iletişimi artırır, alınan verim seviyesini yükseltir, çalışanların morali ve ortak amaca yönelik bağlılığı artar. Hem bu olumlu sonuçlara ulaşmak hem de toplantı salonundan kimsenin “vaktim boşa harcandı” hissiyle çıkmaması için bu önerilere kulak vermenizi tavsiye ederim. Listeye eklemenin veya listeden çıkarmanın iyi olacağını düşündüğünüz maddeler varsa da, sevgili okuyucularım, lütfen yorumlarınızı göndermekten çekinmeyin. 🙂