selinyetimoglu.com

Profesyonel Kariyer Koçu & Nefes Eğitmeni & Mutluluk Danışmanı@FunOfis

“Ay Yine Mi Toplantı Var!”ı Önlemek ve Verimli Toplantılar İçin 5 Öneri

3 Yorum

toplantiEkip çalışmasının, müşterinin, ortak çıkara yönelik yapılan çalışmaların, belki de kısaca iş hayatının hemen her kısmında fikir paylaşımında bulunmak, belirli konularda ilerleme sağlamak veya sorunlara çözüm bulmak amacıyla bir araya gelinen toplantılar yapılır.

Hatta bazen fazla sık yapılır bu toplantılar ve “Aman yine mi toplantı var” algısı oluşmaya başlar. Ancak gelen toplantı davetlerine mecburiyetten “Katılıyorum” yanıtını veririz çoğu zaman toplantının amacını bile tam bilemiyor olmamıza rağmen. Bu mecburi ve sıkıcı (!) toplantılarda katılımcıların bir kısmı sürekli esnese ve bir kısmının da aklı tamamen başka yerlerde olsa bile İnfopik’de yer alan şu araştırma sonuçlarına göre toplantıların %80′i bilgi paylaşımı, %64′ü beyin fırtınası ve %57′si iletişim olanağı sağlıyor.

Bu oranları artırabilmek, toplantıların sıkıcılığını azaltabilmek, katılımcıların ilgisini çekebilmek ve verimi artırmak, kısaca toplantıya harcanan zamanı verimli hale getirebilmek için HRZone‘dan esinlenerek hazırladığım şu 5 aşamalı listeyi değerlendirebiliriz.

1- Toplantı Öncesinde Hedef Belirleyin:

Eğer bir toplantı organize edeceksek önce şu soruyu kendimize yöneltmeliyiz: “Toplantıdan beklentilerimiz nedir?” Sadece bilgi paylaşımı olabilir, bir konuda karar alınacak olabilir, veya beyin fırtınası yapılacak olabilir.

2- Planlayarak Hazırlanın:

Toplantı içeriğini belirledikten sonra konuları ve aşamaları bölerek bir zaman ve içerik tablosu oluşturmalıyız. Örneğin bir soruna çözüm üretme amacıyla toplantı yapılacaksa, sorunun da yer aldığı bu tabloyu toplantı davetinde paylaşarak katılımcıların önceden düşünmesini sağlayın.

3- Zamana sadık kalın:

Toplantının tam vaktinde başlaması genelde ne yazık ki sadece toplantıyı organize eden kişinin elinde olmuyor. Özellikle kalabalık gruplarla veya üst düzey yöneticilerin katılımıyla yapılacaksa herkesi tam vaktinde toplantı salonunda bulmak pek kolay olmadığı için organize eden kişi olarak toplantı öncesinde hatırlatma göndererek veya bir 5 dakika öncesinde geç kalacağını tahmin ettiğiniz kişilerin ofislerine gidip hatırlatarak zamanında başlamasını sağlayabilirsiniz.

4- Çift Yönlü Geri Bildirim Ortamı Oluşturun:

İletişimi artırmak ve katılımcıların fikirlerini belirtmelerini sağlamak için toplantının sonunda bir 10 dakikalık geri bildirim süresi ayırın. Kimsenin fikri yoksa bile önceden hazırlamış olduğunuz soruları yönelterek fikirlerini öğrenmeye çalışabilirsiniz.

5- Aksiyon Planı ile Kapatın:

Toplantıda alınan kararların ardından görev paylaşımı ve sorumluluk dağılımı gerçekleştirilmeli. Havada kalan ve belli bir kişiye atanmayan görevler muhtemelen yapılmayacak veya son anda ekibin “her şeyi yapan” üyesine kalacaktır. Paylaşılan görevler için de bir son tarih belirlenmeli.

 

6- Özet Epostası Gönderin:

(Başlıkta ve girişte 5 öneri olarak belirtmiştim ancak son bir şey eklemek istiyorum, bu madde de fasulyeden olsun. 🙂 )

Toplantıda konuşulanları ve alınan kararları, atanan görevleri ve son tarihleri katılımcılara ve ilgili herkese bir eposta yoluyla iletin. Söz uçsa bile yazı size kalır.

İyi bir toplantı ekip içinde iletişimi artırır, alınan verim seviyesini yükseltir, çalışanların morali ve ortak amaca yönelik bağlılığı artar. Hem bu olumlu sonuçlara ulaşmak hem de toplantı salonundan kimsenin “vaktim boşa harcandı” hissiyle çıkmaması için bu önerilere kulak vermenizi tavsiye ederim. Listeye eklemenin veya listeden çıkarmanın iyi olacağını düşündüğünüz maddeler varsa da, sevgili okuyucularım, lütfen yorumlarınızı göndermekten çekinmeyin. 🙂

3 thoughts on ““Ay Yine Mi Toplantı Var!”ı Önlemek ve Verimli Toplantılar İçin 5 Öneri

  1. Toplantı yönetimi önemli bir konu. Gündeme getirdiği için Selin Hanım’a teşekkür ederim.

    Özet olarak bende katkı da bulunmak isterim;

    1) Toplantı gündemi oluşturulmalı ve önceden katılımcılara ulaştırılmalı,
    2) Toplantı katılımcısı minimum tutulmalı, gerçekten katılması gerekenlere toplantı talebi gönderilmeli,
    3) Katılımcılarının toplantının tamamına mı ? yoksa bir bölümüne mi? Katılacağı tespit edilmeli, katılımcıyı ilgilendirmeyen gündem maddelerinde katılımcı toplantıdan ayrılmalı,
    4) Toplantının genel süresi ve toplantı gündem maddelerinin ayrı ayrı zamanlanmalı ve bu zaman tablosuna uyulmalı,
    5) Katılımcılar; toplantıya dair hazırlık yapmaları gerekiyorsa, hazırlık yapıldığı tespit edilmeli, şayet hazırlık yapılmamış ise toplantı ertelenmeli,
    6) Toplantı konularından uzaklaşılmasına izin verilmemeli,
    7) Toplantı bir saatten uzun sürecekse küçük molalar verilmeli,
    8) Toplantı için uygun yer ve zaman ayarlanmalı,
    9) Toplantı süreci sonunda alınan kararlar, görevler kapanıştan önce gösterilmeli,
    10) Gereken işler takvimleştirilmeli ve aksiyon adımları oluşturulmalı,
    11) Toplantı tutanağı oluşturularak alınan kararlar, zamanlama ve aksiyon adımları katılımcılara verilmeli, ulaştırılmalıdır.

  2. Toplantının verimli geçmesinde yalnız oturum yöneticisi değil tüm katılımcılar eşit ölçüde pay sahibidir .Özellikle de gündem önceden katılımcılara bildirilmelidir.Bir sonraki takvim aralığı makul bir sürede tayin edilmeli ve de alınan önceki kararlara dönük uygulama gerçekleşme oranı sonraki oturumda mutlaka değerlendirilmeli böylece verilen mesainin ölçümü ve değere dönüşümü sağlanmalı.
    Selin hanım konu seçiminiz ve güzel paylaşımınız için Teşekkür ederim.
    Yeni yılınızın sağlık ve başarılı geçmesi temennilerimle,

  3. Yücel Bey ve Nedim Bey,

    Değerli yorumlarınızla değinmediğim noktalardan bahsettiğiniz için teşekkür ederim.

    Katkınız ve ayırdığınız vakit için teşekkürler.

    Saygılarımla.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s