Problem, istenmeyen durum, çözüm bekleyen anlaşmazlıklar, belki de bir fırsattır. Organizasyonlarda sürekli olarak ileriye gitmenin temel kurallarından biri, “iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi” ve olası “problemlerin çözülmesidir”. Yaratıcı düşüncelerin problem çözme ve karar verme sürecini olumlu etkilediği herkes tarafından bilinmektedir.

Problem Çözme bir ekip işidir, kararlı olunmalı, belli bir sistematik içinde faaliyetler yapılmalıdır.

Bu durum “disiplinler arası” bir yaklaşımdır ve belirli araçlar ile teknikler kullanılarak, kararlılıkla problemlerin üzerine gidilmelidir. Böylece proseslerde oluşan, oluşması muhtemel problemler kayıp yaratmadan çözülebilir ve proseslerde zamana bağlı olarak iyileşmeler görülebilir, “rekabet edebilirlik” artabilir.

Ortada bir problem olduğunda, onu çözmek için öncelikle sorunun kaynağını bulmak gerekir. Sorunun kaynağına en hızlı şekilde ulaşmak içinse 5 Neden Tekniği oldukça etkili olabilir.

1970’lerde popülerleşen Toyota Üretim Sistemi dahilindeki 5 Neden tekniğinin, bu soruna neyin sebep olduğunu belirlemeye odaklanan bir stratejisi vardır: “Neden” ve “Bu soruna sebep olan nedir?” sorularına verilen cevaplar sorunun çözümüne giden yoldaki ilk adımlardır.

Çoğunlukla ilk “neden” sorusunun cevabı başka “neden” sorularının ortaya çıkmasını sağlar.

5 Neden Sorusu tekniğinin faydaları şunlardır:

•         Sorunun kök nedeninin hızlıca bulunmasına yardım eder.
•         Öğrenmesi ve uygulaması kolay bir tekniktir.

Kök nedene nasıl ve neden inilmelidir? Bir soruna çözüm ararken, ortadaki sonuç ele alınır ve geriye doğru gidilir. Sürekli “neden” diye sorulur. Bu soru, kök nedene ulaşılıncaya kadar tekrar tekrar sorulmalıdır.

Elbette bu tekniğin hayatınızdaki tüm sorunları şipşak çözmesi beklenemez. Sorun olarak görülen şeyin nereden kaynaklandığını tespit etmek sadece bir adımdır ve sorunun çözülmesini doğrudan sağlamaz, ancak sorunun çözülmesini kolaylaştırır.

Bir örnek yapacak olursak;

1-     Neden pizza dağıtım firmamızın müşterileri son zamanlarda olumsuz görüşler iletiyor? Çünkü pizzaları belirttiğimiz süre içinde teslim etmiyoruz.

2-     Neden pizzaları belirttiğimiz program dahilinde en hızlı şekilde teslim etmiyoruz? Çünkü siparişlerin alınmasından motor kuryelerin adrese ulaşmalarına kadar geçen süre tahmin ettiğimizden uzun sürüyor.

3-     Neden işin süresini normalde olduğundan daha az hesaplayarak müşterilerimize söz verdik? Çünkü aynı anda 10 adetten fazla sipariş gelmesi ihtimalini göz önünde bulundurmadık.

4-     Neden bu ihtimali göz önünde bulundurmadık? Çünkü bu kadar kısa süre içinde markamızın bu kadar çok rağbet görmesini beklemiyorduk.

5-     Neden rağbet görüyor olmamız bizim işimiz açısından iyi bir gelişmeyken bir problem yaşıyoruz? Açıkça görülüyor ki, çok sayıda sipariş aldığımız durumlar için yeni bir iş planı yapmalı ve gerekirse daha fazla elemanı işe almalıyız.

Bunun gibi oldukça basit adımlar ile sorunun kök sebebine inilebilir.

5 Neden sorusu tekniği hemen hemen tüm problem türlerine uyarlanabildiği için kolay ve hızlıdır. Ancak çoğu zaman etkili bir problem çözümü tekniği olsa da, bazı sorunlar için direkt çözüme götüren bir teknik olmayabilir. Bu tür durumlar için farklı problem çözme teknikleriyle bir arada kullanılmalıdır.