Bu biiiiir kitap özeti yazısıdır. Ama önce hikayesini anlatmalıyım.

Sene 2013. Birlikte çalıştığım yöneticim bana “İş Bitirici” kitabını önermişti. O dönemde çok fazla okumama rağmen sıra bu kitaba gelmemişti, sonra da aklımdan çıkıp gitti. Fakat bu arada hem kendi hayatımda çok sayıda projeyi ve iş modelini birlikte yürütmeye çalışırken zorlandığım zamanlar oluyor hem de hikayelerini dinlediğim danışanlarımdan alt satırlarda “işleri yetiştirememekten kaynaklı stres”i sık sık duyuyordum. Bu kitap bundan birkaç ay önce yeniden karşıma çıktı ve okumaya niyetlendim. Türkçe baskısının bitmiş olduğunu öğrendim. Sebebini bilmiyorum, yayınevi artık kitabı basmıyormuş, hiçbir yerde de son baskısı kalmamış. B planı olarak Boğaziçi’nin kütüphanesine başvurdum, kitap kütüphanede değildi. Beni başarıya ulaştıran C planım kitabın orijinal pdf’ini bulmaktı. Kimileri için A planı olabilir bu, ben pek online kitap okuyucusu olamadım henüz, o nedenle C’ye kadar düştü o ayrı bir hikaye. Velhasılı neticede kitabı (DAVID ALLEN – GETTING THINGS DONE) okudum. Beğendiğim, doğrudan yöntem içeren bazı kısımlarını Türkçe’ye çevirip yorumlayarak siz kıymetli okuyucularla paylaşmak istedim.

Faydalı olmasını dilerim.

YÖNTEM 1: KİŞİSEL HEDEF BELİRLEME

Kişisel hedeflerinizi hangi vade ile yaparsınız? David Allen’ın önerisi 3 aylık hedeflerinize odaklanmanız yönünde. Eskiden yıllık hedefler yapardık ancak artık dünyalarımız daha hızlı dönüyor. Değişim daha sık yaşanıyor. Aynı zamanda motivasyonu koruyabilmek için de kısa vadeli hedefler daha uygundur. Hedefleri belirlerken elbette SMART olmasına özen göstermek lazım. SMART hedefin anlamını ve baş harflerini aldığı sözcüklerin açılımını bilmeyenler için minik bir not düşeyim:

Specific – Belirli

Measurable -Ölçülebilir

Attainable- Ulaşılabilir

Relevant- Sonuç odaklı

Timebound – Zamanı belli

SMART hedeflerimiz olmadığı sürece bence hedefimiz pek de yok demektir. Stephen R. Covey çok sevdiğim “Etkili Kişilerin 7 Alışkanlığı” kitabında bununla ilgili şöyle der: “Zihinde, sondan başlamak demek varmak istediğiniz noktanın net olarak anlaşılması ile başlamak demektir. Bu, nereye gittiğinizi bildiğiniz anlamına gelir. Böylelikle de şu an nerede olduğunuzu ve doğru yönde devam edebilmek için atmanız gereken adımların ne olduğunu belirlemeniz iyi olacaktır.

Bir örnek vermek gerekirse, sağlıklı olmak istiyorum diyelim. Bu cümle bu haliyle bir hedef olmak için yeterli değildir. Benim için neyin daha sağlıklı olduğuna bakmalıyım önce. Örneğin düzensiz beslenme dolayısıyla aldığım fazla kilolar sağlığımı tehdit ediyor olabilir. O halde:

6 ay sonra şu an olduğum kilodan 3 kilo daha azına (55 kiloya) ulaşabilmek için, haftada 3 gün en az 45 dakika spor yapıp daha fazla taze sebze yiyeceğim, şeker, yağ, tuz ve kırmızı et miktarını azaltacağım.

YÖNTEM 2: HAFTALIK GÖZDEN GEÇİRME

Hedefleri 3 adımda gözden geçirmeliyiz.

1. Şu 3 soruya cevap verin

• Önümüzdeki 7 gün için kişisel önceliklerim neler olacak?
• Öncelikli projelerim neler?
• Bunlar için ne kadar zamanım olacak?

Gelecek hafta için yüzlerce öncelik seçmek çok da mantıklı olmayacaktır. Zihninizi dağınık hale getirmeyin. Gerçekçi bir zaman planı ile sizin için önemli olan önceliklerinize odaklanın.

2. Proje görevleriniz için zaman planı yapın.

Az önceki sorulara verdiğiniz cevaplar doğrultusunda sonraki 7 gününüzün ajandasını yapın.

3. Yapılması gereken çok fazla iş ve çok sayıda adım olduğunda ne yapmalısınız? 2 seçeneğiniz var: Ya hemen yapacaksınız ya da ileri bir tarihte yapmak üzere planlamaya alacaksınız. Eğer hemen yapacaksanız tek tek hangi adımları uygulayacağınızı not edin.  Eğer uzak gelecekte yapacaksanız her ay gözden geçireceğiniz hedef listenize dahil edin. Bu yöntemle, hedeflerinizi ve yapmanız gerekenleri unutmayacaksınız.

Günlük hedeflerinizi gün içinde 2-3 kez gözden geçirin. Böylece aklınızdan çıkmasını önlersiniz ve attığınız adımları niçin attığınızı bilirsiniz.

3 aylık hedeflerinizi her çeyreğin sonunda gözden geçirin.

Stratejileriniz arasında başarılı olanlar ve olmayanlar nelerdi?

Hangi hedefleri çıkarmalı veya değiştirmelisiniz?

Enerjinizin % kaçını hedeflerinizi gerçekleştirmek için kullandınız?

YÖNTEM 3: HEMEN YAP/DELEGE ET/SONRAYA BIRAK

Diyelim ki yapılacaklar listenizle buradan köye yol olur. Öyle çok işiniz var. Öyleyse işleri nasıl yapacağınıza dair 3 seçeneğiniz var:

• Hemen yap: Eğer bir iş 2 dakikadan kısa sürecekse hemen yap.
• Delege et: Eğer bir iş 2 dakikadan uzun sürecekse kendine şunu sor: Bunu yapmak için doğru kişi ben miyim? Eğer cevap hayır ise doğru kişiye delege et.
• Sonraya bırak: Eğer bir iş 2 dakikadan uzun sürecekse ve onu yapmak için doğru kişi sen isen, bu işi uygun zamanda yapabilmek için “Sonraki Eylemler” listesine almalısın.

Yapılacaklar listenizdeki her işi tek tek gözden geçirip hangi seçeneğin daha uygun olduğuna göre hareket ederek işlerden hızlıca kurtulabilirsiniz.

YÖNTEM 4: AJANDALAMA

Yapılacaklar listeniz çok genişse ve işleri hiçbir şekilde kategorize etmemişseniz, örneğin “3 ay sonra yapılsa da olur” diyeceğiniz bir iş bile oradaysa bu yöntemi uygulayabilirsiniz. Bu yöntemde işleri iki ana kategoriye ayırıyoruz. “Belirli bir gün ve zamanda yapılması gerekenler” ile “bir an önce yapılması gerekenler”.

Ajandada olması gereken 3 şey:

• Saati belli aksiyonlar: Yani randevular
• Günü belli aksiyonlar: Günün herhangi bir zamanına planlanabilecek olanlar
• Günü belli bilgiler: Bunlar kendinize koyduğunuz hatırlatmalar ve notlar olabilir. Örneğin, o gün birini aramayı unutmamanız gerekiyor veya kredi kartı borcunuzu her ayın belli bir günü ödemeniz gerekiyor.

YÖNTEM 5: GÖZDEN GEÇİRME İÇİN 6 AŞAMALI MODEL

Ulaşılması gereken çok fazla hedef olduğunda bunları sürekli düşünmek stres sebebi olabilir. Onları bugüne olan uzaklıklarına göre 6 kategoriye ayırabiliriz.

• Şimdi: Hemen yapabileceğiniz kadar kısa süreli hedefler. Örneğin, yapmanız gereken telefon aramaları, cevaplanması gereken epostalar gibi.
• 10000 metre: Kısa vadeli hedefler. Örneğin, çocuğa bilgisayar almak, uzun zamandır ertelenen diş hekimine gitmek, sektörel bir etkinlik düzenlemek.
• 20000 metre: 1 yıl içinde yapılması gerekenler. Stratejik planlama yapmak, ekibi büyütmek için iş görüşmelerine başlamak olabilir.
• 30000 metre: 1-2 yıllık hedefler.
• 40000 metre: 3-5 yıllık vizyoner hedefler. Kariyer planlama, teknolojik gelişmelerin iş alanınızı ne yönde etkileyebileceği vs.
• 50000 metre: Hayat. Büyük resim burası. Kendinizin, şirketinizin varlık amacı nedir? Uzun vadeli hedefler ve planlamalar buraya girer.

YÖNTEM 6: AZ AKILLI BEYNİN AKILLI BEYİN TARAFINDAN YÖNETİLMESİ

Ben çocukken babamdan ben veya annem ertesi gün için bir şey istediğimizde “bir kağıda yazıp ayakkabımın üstüne koyun” derdi. O zaman cep telefonları olmadığı için en efektif yöntem buydu. Ertesi gün eve gelirken alınacak bir şey, ödenecek bir fatura vs olduğu zaman unutmamak için sabah evden çıkarken o notu alırdı. Mutlaka sizin de ertesi gün evden çıkarken yanınıza almayı unutmamanız gereken bir şeyi kapının yanına bıraktığınız olmuştur. Bu çok klasik bir kişisel yönetim hilesidir. Akıllı tarafımızla daha az akıllı olan tarafımızı bu şekilde yönettiğimiz durumlar olabiliyor.

Şimdi bu yöntemi alıp bizim konumuza taşıyalım. Gözümüzün önünde olmasının hayatımızı kolaylaştıracağı notları ajandamıza alalım. Ya da sabit bir çalışma ortamınız varsa post-it’e yazıp bilgisayar kenarına veya duvara yapıştırabilirsiniz.

Bu 6 iş bitiricilik tekniğinden aklınıza yatan ve hayatınızı kolaylaştıran en az bir tanesi olursa ne mutlu bana. Günlük hayatta pek çok şeyi ertelediğinizi biliyorum. O yüzden bu öğrendiğiniz metotlardan en uygun bulduğunuzu hemen şu anda hayata geçirmek için çalışmalara başlayın. Ertelemecilik çok sık yaptığınız bir şeyse, ertelemediğiniz zaman hayatınızın nasıl kolaylaşabileceğini belki yeterince tahayyül edemiyorsunuzdur. O yüzden de bu videoyu şu kenara bırakıveriyorum. İyi seyirler.