İşletme Uzmanı ve Profesör olan Henry Mintzberg, yöneticilerin fonksiyonlarını 10 ayrı rol ile ilişkilendirebileceğimiz teorisini ortaya attı. Teorinin ayrıntılarına ilk kez 1990’da basılan “Mintzberg on Management: Inside our Strange World of Organizations” kitabından ulaşılabilir.
Minzberg yöneticilerin üç grup davranış içinde olduğunu ve her birinde üç çeşit rol oynadığını belirtmektedir.
1- Bireylerarası Roller
Yöneticilerin bireylerarası rollerinden özellikle üç tanesi, onlara, örgütü düzenli ve rasyonel biçimde yürütmelerinde büyük çapta yardımcı olmaktadır. Bu rollere ilişkin yönetsel görevler her ne kadar rutin bir nitelik gösteriyor olsalar bile, yöneticilerin bunları görmezlikten gelemeyeceği ve ihmal edemeyeceği günümüzde ortak bir görüş olarak kabul edilmektedir.
– Sembolik liderlik, yöneticinin bireylerarası rollerinin ilki bir numaralı adam işlevini görmesi şeklinde ortaya çıkar. Kendi biriminin başı olarak yönetici zaman zaman bir takım törensel görevleri (ziyaretçileri kabul etme, örgüt çalışanlarından birinin nişan veya nikah törenlerine katılması, bir müşteriyi yemeğe götürmesi vb. ) icra etmek suretiyle bireylerarası rolünü yerine getirir. Mintzberg yaptığı araştırmada yöneticilerin zamanlarının %12′sinin tören ve kutlamalara, %17′sinin gelen yazı ve mektupların onaylanmasına ayrıldığını belirtmektedir.
– Liderlik rolü; çalışanların işe alınması, eğitilmesi, yerleştirilmesi ve teşvik edilmesi şeklinde ifade edilir. Bu rol, organizasyonun başarısını artıracak her türlü işi kapsar. Yetki ile yapılamayacak işler liderlik yetenekleri ile sağlanabilir.
– Birleştirici rolünü üstlenen yönetici, ast ve üstlerinden başka tedarikçiler ve müşteriler gibi çeşitli çıkar gruplarıyla ilişki içindedir. Bu rolüyle yönetici, örgütün bütünü veya kendi birimi arasında bir bağlayıcı unsur işlev veya rolünü yerine getirmek durumundadır. Yöneticiler bu tür temasları kişisel bilgi kaynaklarını geliştirmek için kurarlar.
2- Bilgi Sağlama Rolleri
Minzberg’e göre, çeşitli kaynaklardan bilgi temini ve temin edilen bu bilgilerin gerekli yerlere ve merkezlere iletilmesi, yönetim görevinin belki de en önemli yönünü oluşturur. Bir yönetici hem doğru, hızlı ve tutarlı kararlar alabilmek hem de kendi birimindeki kişilerin çalışmalarına yön verebilmek için yeterli ve doğru bilgiye gereksinim duyar. Yönetici bilgi toplama ve dağıtma işlevini birbirinden farklı üç rol aracılığıyla yerine getirir.
– Gözlemci olarak yönetici, sürekli biçimde yararlanılabilecek olan bilgilerin nereden sağlanabileceğini araştırır. Bu amaçla, astlara sorular sorarak ya da başkalarıyla ilişki kurularak bilgi toplanmaya çalışılır. Gözlemcilik rolü genellikle yöneticiyi, kendi grubunun en iyi bilgi sağlayan kişisi durumuna getirir.
– Dağıtıcılık toplanan bilgilerin ilgili merkezlere dağıtımı yöneticinin bilgi sağlama rolünün ikinci bölümünü oluşturur. Dağıtıcı olarak, yönetici, başka şekilde elde etmeleri mümkün olmayan çok önemli bilgileri astlara ve başka birimlere dağıtma işlevini yerine getirir.
– Konuşmacı olarak, işletme temsilcisi durumundaki yönetici, topladığı bilgilerin bir kısmını birimin ve hatta örgütün dışındaki bireylere iletir. Örgüt personelini gerekli bilgilerle donatmak ve onları örgüt içinde bu yönden tatmin etmek, şirket temsilcisinin yüklendiği rollerin en önemli yönlerinden birini oluşturur. Bu rolün diğer önemli bir yönü de rakip örgütlerle sağlıklı, hızlı ve etkili bir haberleşme kurup yürütmekle ilişkili bulunmaktadır.
3- Karar Almaya İlişkin Roller
Yönetsel kararların temel girdilerini yöneticinin çeşitli kaynaklardan sağladığı bilgiler oluşturur. Mintzberg’e göre, yöneticinin karar almaya ilişkin rolleri dört grupta toplanabilir.
– Girişimci rolü ile yönetici şirketi geliştirme, genişletme ve benzeri işlevleri yerine getirmeye çalışır. Örnek olarak, yönetici bu rolü gereği şirketin geleceğine ilişkin iyi bir fikir ya da öneri aldığı zaman, bunu gerçekleştirmek üzere hemen bir geliştirme projesi başlatır. Bir girişimci olarak değişim sürecini gönüllü olarak başlatır veya başlatılmasına öncülük eder.
– Uyuşmazlıkları çözümleyici rolünde yönetici, grevler, iflas etmiş müşteriler, işgörenlerle şirket ve şirketle diğer örgütler arasındaki sözleşmelerin ihlali ve benzeri gibi, kendi denetimi dışındaki durumlara tepkisini ortaya koyar veya bunlara cevap vermeye çalışır.
– Kaynak dağıtıcı rolünü üstlenen yönetici, sorumluluğundaki her bir organizasyon biriminin hangi kaynakları elde edeceğine karar vermek ve bu konuda denge kurmak zorundadır. Yönetici karmaşık tercihler yapmak zorunda kalabilir. Her kararın diğer kararlar üzerindeki etkileri dikkate alınmalıdır. Kaynak dağıtıcısı olarak, yönetici, örgütsel kaynakların nasıl ve kimlere dağıtılacağını kararlaştırmakla sorumludur. Buna ilaveten, yönetici uygulamaya aktarılmadan önce biriminde veya örgütünde başkaları tarafından alınmış olan bütün önemli kararları süzgeçten geçirir.
– Müzakerecilik rolü ile, bir işletme yöneticisi herhangi bir işi bir danışmanlık firması ile tartışıp çözümleyebilir. Örnek olarak, bir üretim bölümü şefi bir sözleşmeyi bir tedarikçi ile tartışıp sonuçlandırabilir ve son olarak bölüm yöneticisi bir sorunu astlarıyla veya şeflerle tartışıp çözümleme yoluna gidebilir. Yöneticilerin, yönetme işlevini yerine getirirken üstlendiği rolleri yöneticilerin içinde faaliyet gösterdikleri belirsiz ve kargaşa dolu ortama dikkatleri çekmesi açısından oldukça önemlidir. Gerçek yaşama ilişkin olay ve durumların, ancak kısmen önceden görülüp denetlenebileceğini vurgulayan Mintzberg, yöneticinin söz konusu olay ve durumlarla ortaya çıktıkları şekilleriyle uğraşmak durumunda olduğunu önemle belirtmektedir.
Yönetim becerilerini geliştirmek isteyenler Mintzberg’in yönetim rollerini kendilerine bir çerçeve çizerken kullanabilirler.
- Öncelikle yapılması gereken, her bir rolde sizin ne kadar vaktinizi harcadığınızın belirlenmesidir. Çatışmaları çözmek mi yoksa elinizdeki kaynakları paylaştırmak mı daha çok vaktinizi alıyor? Bunu belirlemek, öncelikle hangi konuda çalışacağınızı bulmanıza yardımcı olacaktır.
- Boş bir kağıda tüm rolleri alt alta yazın. Kendinize 1’den 5’e kadar puan verin. (1 = yetkin ve 5 = hiç yetkin değil.)
- Zayıf yönlerinizi belirledikten sonra aşağıda her biri için yazan önerileri inceleyin.
Sembolik liderlik: Sembolik liderler, ekiplerini temsil ederler. Bu alanda kendinizi geliştirmeniz gerektiğini düşünüyorsanız, işe görünüm, davranış ve hakkınızda düşünülenlerden başlayın. Alçakgönüllü yaklaşımla dostluk kurmaya çalışın. Empati becerinizi güçlendirin. İyi bir örnek ve başarılı bir rol model olmayı hedefleyin.
Liderlik: Muhtemelen en çok üzerinde durduğunuz alan liderliktir. Ekibinizin saygı duyacağı bir otantik lider olmaya çalışın. Duygusal zekanızı nasıl güçlendirebileceğinizi araştırın. Etkili bir lider olma yolunda sizin için önemli adımların başında bunlar gelmelidir.
Birleştiricilik: Profesyonel networking ve bağlantıları güçlendirme becerilerinizi geliştirmeye çalışın. Farklı partiler arasında iletişim kurabilmeniz için öncelikle sizin her biriyle olan iletişiminizin kuvvetli olması gerekir.
Gözlemcilik: Bilgi edinme ve aşırı bilgi yüklemesiyle baş edebilme gibi yeteneklerinizi geliştirmelisiniz. Etkili okuma metotlarını öğrenmek de, hızlıca okuyarak analiz etmenizi ve sektörle ilgili gelişmelere göre bulunduğunuz konumu hızlıca güncelleyebilmenizi sağlayacaktır.
Dağıtıcılık: Bilgiyi kiminle nasıl paylaşacağınızı öğrenmeniz önemlidir. Ayrıca farklı kişilerle farklı yollardan iletişim kurmanız gerektiği için iletişim becerilerinizi de güçlendirmelisiniz. Ayrıca, bilginin hem sözel hem de yazılı olarak dağıtılması gerekebileceğinden her iki alanda da kendinizi geliştirmelisiniz. İyi bir yazar ve hatip olmak da hedefleriniz arasında bulunmalı.
Hitabet: Kurumunuzu bir konferansta veya toplantıda en iyi şekilde temsil edebilmeniz gerekir. Bu yüzden etkili sunum teknikleri üzerine çalışabilirsiniz. Çağımızın gerekliliklerinden sosyal medyada da kurumunuzu temsil etmeniz gerekebilir. Bu sebeple, o alanda da etkili bir konumlandırmanın nasıl yapılabileceğine dair danışmanlık almak isteyebilirsiniz.
Girişimcilik: Değişim yönetimi becerilerinizi geliştirerek işe başlayabilirsiniz. Zira kurumunuz içinde büyük bir değişim olacağı zaman bununla ilgili nasıl bir tutum izleyeceğiniz, sizin için en büyük sorunlardan biri olabilir. Bunun gibi sorunlarla sık sık karşılaşacağınız için problem çözme tekniklerine dair bilginizi ve yaratıcılığınızı geliştirmeyi de ayrıca hedeflemelisiniz. Böylece yeni fikirlere açık hale gelerek onları kurumunuzda nasıl konumlandırabileceğinizi bulmak da sizin için kolaylaşacaktır.
Uyuşmazlık çözümleyicilik: Ekip içinde yaşanan çatışmalarda ara bulucu bir rol üstlenmeniz gerekiyor. Bu yüzden bu tür durumlarla nasıl baş edeceğinizi öğrenmek için kendinizi geliştirmelisiniz. Ekip içinde duygu yönetimi ve durum kontrolünü sağlamak sizin görevinizi olmalı.
Kaynak dağıtıcılık: Elinizdeki bütçeyi en etkili şekilde nasıl kullanacağınız, maliyetleri düşürebileceğiniz, öncelikleri belirleyebileceğiniz konularında kendinizi geliştirmelisiniz. Kaynaklarınızı en iyi sonuca ulaşmak için nasıl kullanacağınızı belirlemek için farklı analiz yöntemleri kullanabilirsiniz.
Müzakerecilik: Kazan-kazan müzakereciliği ve pazarlık yöntemleri konusunda kendinizi geliştirmelisiniz. Ayrıca hem sözlü hem yazılı olarak ikna edici olmanız bu rolü başarıyla sürdürebilmeniz için de ihtiyaç duyacaklarınız arasında.
Kısaca özetlemek gerekirse, yönetim süreci çok yönlü ve karmaşık bir ilişkiler ağını içerir. Yönetici, sorumlu olduğu faaliyetlerin gereği olarak bu ilişkileri kurmak ve birden fazla rol üstlenmek zorundadır. Mintzberg, kendinizi geliştirmeniz için odaklanmanız gereken alanları parçalarına ayırarak işinizi kolaylaştırmaktadır.
Kaynaklar:
http://www.mintzberg.org/book/mintzberg-management-inside-our-strange-world-organizations
http://notoku.com/yoneticinin-rolleri/#ixzz36835Cj2U
http://hbr.org/web/slideshows/the-50-most-influential-management-gurus/30-mintzberg
http://www.mindtools.com/pages/article/management-roles.htm
http://management.atwork-network.com/2008/04/15/mintzberg%E2%80%99s-10-managerial-roles/
selinyetimoglu.com 