Doğru şekilde yapıldığında geri bildirim, çalışanların performanslarını artırmaları için oldukça önemli bir araçtır. Çalışanlar, çalışmalarıyla ilgili neyi doğru, neyi yanlış yaptıklarını ve kendilerinden memnun olunup olunmadığını bilmek isterler. Yöneticilerinden ve birlikte çalıştıkları kişilerden alacakları yorumlar, her iki taraf için de önemli olacaktır.

Etkili geri bildirim yapmak bir beceridir. Tüm beceriler gibi bu da, pratik yaptıkça ve konu hakkında bilgi edindikçe gelişecektir.

Geri bildirim yaparken uygulanacak şu 11 yöntemle kısa sürede etkili geri bildirim yapan bir çalışma arkadaşı ve yönetici olabilirsiniz:

1-

Geri bildirimin olumlu bir süreç olmasını sağlayın. Kişi ile görüşmeye başlamadan önce bunu neden yaptığınızı kendinize hatırlatın. Eleştirirken yargılayıcı olmamaya dikkat etmelisiniz. Geri bildirim verme amacınız çalışanın gelişmesini sağlamak. Kırıcı olarak bunu yapmanız zor olur.

2-

Psikoloji alanında yapılan pek çok araştırmanın sonucuna göre geri bildirimin zamanı önemlidir. Örnek gösterdiğiniz olayların tarihi, geri bildirimin yapıldığı tarihe ne kadar yakınsa, etkisi o kadar yüksek olacaktır. Bu da, sık sık geri bildirim toplantıları yapmanın önemini gösteriyor. Gün içinde yaşanmış bir durumla ilgili verdiğiniz örnek, 6 ay önce yaşanmış bir durumdan çok daha etkileyici olacaktır.

3-

Düzenli toplantılar yapılması ve bu konuya özen gösterilmesi önemlidir. Birlikte çalıştığınız kişilerle ilgili fikirlerinizi uygun bir dille iletmeniz, ileride karşılaşılacak sürprizlerden her iki tarafı da kurtaracaktır. Düzenli toplantıdan kasıt, yılda 1 kez veya 3 ayda bir kez olarak planlanan toplantılar değil. Olumlu veya olumsuz bir durum yaşandığında mümkünse hemen o an geri bildirimin yapılması, yani sürekli bir geri bildirim ortamından bahsediliyor.

4-

Yorumlarınızı önceden hazırlamış olun. “Daha önce not aldığınız kağıtta yazanları okuyun”dan çok daha farklı olarak, ne söyleyeceğinizi önceden tasarlamış olun, açıkça anlaşılır cümleler kurmanız bu şekilde daha kolay olacaktır. Aynı zamanda konu dışına çıkılmasını da bu şekilde önleyebilirsiniz.

5-

Belirgin olarak, hangi davranışın değiştirilmesi gerektiğini düşünüyorsanız ona yoğunlaşın. Birisine “profesyonel hareket etmiyorsun” dediğiniz zaman bu yeterince belirgin değildir. Ofiste çok gürültülü konuştuğu için mi, aşırı samimi hareketlerde bulunduğu için mi, uygunsuz giyindiği için mi, tam olarak hangi sebepten dolayı profesyonel olmadığını düşünüyorsunuz?

6-

Başkalarının fikirlerinden yola çıkarak olumsuz görüş edinmediğinizden emin olun. Eğer diğer kişilerin anlattığı olaylardan örnekler verirseniz, karşınızdaki kişinin kendini savunmaya çalışması sonucunda yersiz bir durumla karşı karşıya kalma olasılığınız yüksek olacaktır.

7-

Eleştirinizi özel bir görüşme dahilinde yapın. Görüşme süresince rahatsız edilmeyeceğinizden emin olun ve karşınızdaki kişiyi başkalarının yargılamasına sebep olacak bir konuma düşürmeyin.

8-

“Ben” öznesi ile yapılandırılmış cümleler kurmaya özen gösterin. Kendi bakış açınızdan düşündüklerinizi iletin. Örneğin, “Dünkü toplantıda çok düşüncesizce davrandın” yerine “Dün genel müdürün önünde benim hazırladığım raporu acımasızca eleştirdiğin için sana kızgınım” demeyi tercih edin.

9-

Konuları sınırlandırın. Bir geri bildirim görüşmesinde en fazla 2 farklı konu ele alınmalıdır. Daha fazla sayıda konuda eleştiride bulunursanız, kişi,üzerine çok gelindiği düşüncesine kapılabilir ve demoralize olabilir.

10-

Sadece olumsuz değil, olumlu durumlar üzerinde de konuşun. İletişim metotları arasında önerilen sandviç tekniğinde de olduğu gibi, bir eleştiri yapmadan önce olumlu bir geri bildirimde bulunmak kişinin size daha pozitif yaklaşmasını sağlayacaktır. Aynı zamanda sadece olumsuzluklara odaklanmadığınızı, başarıları da gördüğünüzü göstermeniz açısından önemlidir.

11-

Görüşmenizin sözde kalmayacağından emin olun. Görüşme ardından, konuşulan konularda değişiklik olup olmadığını ölçümleyebiliyor olmalısınız, değişiklik gözlemlenmiyorsa farklı bir aksiyon almalısınız. Bunun için, görüşmelerinizi bir şekilde belgelemeli ve neyin işe yaradığı, neyin işe yaramadığı üzerine konuşmalısınız.

Geribildirime odaklanma günümüz iş ortamlarının temel gereksinimidir. Çalışanlar, güvendikleri yöneticilerle çalışmak ve ihtiyaçları olan bilgiyi kendilerine dürüstçe sağlayan yöneticileri karşılarında görmek istiyorlar. Reynolds’a göre bu, başta zorlu bir iş olsa da, harcanan emek ve zamana değer olumlu sonuçlar veren bir liderlik erdemi.

Daha etkin geribildirim ve güven sağlandığında büyük olasılıkla birey işinin nasıl gittiğini açıkça paylaştığı iletişimi kuracaktır. Bu da yöneticiye, çalışanın ihtiyaç duyduğu direktif ve desteği sağlama fırsatı verir.

Kurumunuzda, yöneticiler ve çalışanlar arasında ne tür görüşmeler gerçekleşiyor? Çalışanlar, yöneticileri ile göstermeleri gereken performansa yönelik etkin görüşmeler yapabiliyorlar mı? Eğer bu soruların cevapları sizi tatmin etmiyorsa, yöneticilerinizin geribildirim sağlama konusundaki beceri düzeylerine bir bakın. Geribildirim, herkesin performansında olumlu yönde bir zıplama yapmada müthiş bir araçtır.