Çoğu kişi hayatında belirsizlikler olmasından hoşlanmaz. Önündeki kapıların ardını, açmadan da görebileceği kadar tanıdık yollardan geçebilmek ister. Ancak bu her zaman mümkün olmayabilir. Özellikle de hız ve değişim çağına ayak uydurmak için teknolojiyle böylesine iç içe yaşarken kendimizi sık sık güncellememiz gerekebilir. Değişim küçük de olsa büyük de olsa, bazı alışkanlıklarımızı etkileyeceği kesindir.

Haşlanan kurbağa sendromunu duymuşsunuzdur. Bir kurbağayı kaynayan suyun içine atarsanız kurbağa hemen can havliyle zıplar ve kendini dışarı atar. Aniden kaynar suyla temas edince hayatta kalma içgüdüsü devreye girer ve tepki gösterir. Oysaki, kurbağayı ılık suyun içine atarsanız, kurbağa suyun içinde yüzmeye başlar. Ocağın altını açmanızla yavaş yavaş ısınan su onu rahatsız etmez, aksine suyun ısınması hoşuna gider. İnsanlar da bazen değişimle karşı karşıya geldiğinde haşlanan kurbağalara benzer. Eğer birdenbire büyük bir değişim yaşıyorsak, tepki gösterir, direniriz. Ne kadar değişime açık karakterde olsak da, alışılagelmiş yöntemlerin terk edilmesi, iş yapış biçimlerinin başkalaşması bizi zorlar. Ancak, geçiş dönemlerini bir süre ‘ılık su içinde’ kalarak geçirirsek, değişime alışmamız, değişiklikleri uygulamamız ve benimsememiz çok daha kolay olur.

Hemen her gün karşılaştığımız değişiklik durumlarıyla daha kolay baş edebilmemiz için, John Kotter’ın konuyla ilgili kitaplarını incelemekte fayda var. John Kotter, Harvard Business School’da verdiği derslerle de bilinen bir “değişim uzmanı”. 1995 yılında yayınlanan kitabı “Leading Change”de, 8 adımlık bir değişim sürecini detaylarıyla anlatmıştır.

John Kotter’ın, sadece özel hayatlarımızda değil, iş yönetiminde de uygulanabilecek bu 8 adımını ayrı ayrı inceleyelim:

1. Değişimin gerekli olduğu konusunda ikna edin

Değişimin uygulamaya tam anlamıyla geçebilmesi için tüm şirketin değişimi istemesi gerekir. Yönetimin yapması gereken değişim ihtiyacının gerekliliğine dair bir algı yaratmaktır. Bu tür bir algı sayesinde, değişim için gereken altyapı hazırlanır.

Organizasyon içinde mümkün olduğunca çok insanın “acil bir durum” olduğunu anlamasını sağlayın. Sadece yöneticilerin acil bir durum olduğunu algılaması yeterli değildir. Ancak, insanlar arasında sakın korku, öfke yaratmayın. Hallerinden memnun bir tavırla aşırı rahat davranmalarını da engelleyin. Çünkü, korku, öfke ve rahatlık da değişimi baltalar.

Acil durum duygusu yaratabilirseniz insanları koltuklarından kıpırdatabilirsiniz.

Yönetici olarak yapmanız gereken çalışanlarınızla piyasada neler olup bittiğine dair dürüst, inandırıcı bir diyalog kurmaktır. Rakiplerin neler yaptığını, karşı karşıya kalabileceğiniz potansiyel tehditleri, olası durumları gözler önüne serin. Diğer yandan fırsatları beraber analiz edin. Mümkün olduğunca etkileşime açık bir ortamda planladığınız değişim stratejisinden bahsedin, çalışanları kendi fikirlerini paylaşmaya, değişimin içinde aktif bir şekilde yer almaya davet edin. Müşterilerden, hissedarlardan ve sektörün ileri gelenlerinden değişimle ilgili destek almaya açık olun.

Kotter’a göre, çalışanlarınızı değişim fikrine inandırdığınız bu ilk adım çok önemli. Şirket yönetiminin %75’ini yanınıza almadan değişimi hayata geçirmek başarısızlık riskini artırır. Dolayısıyla, Kotter “önce çoğunluğu değişime ikna ettiğinizden emin olun, daha sonra diğer adımlara geçin” diye vurgular.

2. Sıkı bir koalisyon kurun

Acil durum duygusunu yarattıktan sonra, değişim hareketinin rotasını çizecek, rehberlik edecek takımlar kurulmalı. Dönüşümün kaçınılmaz ve acil olduğu duygusu insanları bu harekete gönüllü olarak yardımcı olmaya, liderlik etmeye teşvik eder. Kişisel riskleri göze almalarını sağlar. Hiç kimse katkıları için ödül beklentisine girmez. Ancak, istekli ve heyecanlı bir ekip bu işi başarabilir.

Bu adımda sık yapılan hatalardan kaçınılmalı. Bu hatalardan ilki değişimin sorumluluğunun tek bir bireye verilmesi veya sadece yöneticilerden oluşan bir ekibe bu işin bir görev olarak yüklenilmesidir. İşe yaramayan komiteler kurmaktan kaçınılmalıdır.

İşin sırrı “iyi” değil “doğru” insanların seçilmesinde yatar. Uygun yeteneklere, liderlik kapasitesine sahip, organizasyon içinde saygınlığı ve değişimi yönetebilmek için gerekli bağlantıları olan insanlar seçilmelidir.

İnsanları değişime ikna etmek güçlü bir liderlik gerektirir. Değişimi yönetmek yetersiz kalır, liderlik etmek gerekir. insanları bir araya getirip değişimi hayata geçirecek takımlar oluşturmak bu değişim liderlerinin işi olmalıdır. Bu rehber kişilerin diğer çalışanlarla doğru duygusal bağlarının, yetenek ve algı seviyelerinin olduğuna emin olun. Takımlar arasında koalisyon değişimi hızlandıracak ve çalışanların süreçleri daha hızlı benimsemelerini sağlayacaktır.

3. Vizyonunuz net olsun

İlk değişimle ilgili konuşmaya başladığınızda kafanızda birçok fikir ve çözüm önerisi olabilir. Bu karışık fikirleri belli bir sıraya dizmeli, karşınızdakilerin kolayca anlayacağı bir sisteme oturtmalısınız. Değişim stratejisinin basit ve uygulanabilir olması çok kritiktir. Takımınıza basit bir vizyon ve strateji çizin. Değişimin gerekçeleri net olsun.

Akıllı insanların kafa kafaya verip, şirket için yanlış, net olmayan rotalar çizdiğini görüp şaşırabilirsiniz. Çünkü, onlara “geleceğin haritasını çizmenin” plan  ve bütçe yapmaktan ibaret olduğu öğretilmiştir. Modern organizasyonlarda yöneticilere muhasebe bilgi uzun süredir öğretiliyor. Planlama 20’inci yüzyılın ortasında sistematik bir araç olarak iş yaşamına girdi. Oysa, 1970’lere dek iş idaresi okullarında “strateji” kelimesi bile kullanılmıyordu. “Vizyon” konusu ise birçok yönetici için hala bir soru işareti. Günümüzde yöneticilerin ilgi gösterdiği en popüler, ciddi eğitim konulardan biri “vizyon oluşturma”…

4. İletişim kurun

Başarınızı, geliştirdiğiniz bu net vizyonla ne yapacağınız belirleyecektir. Vizyonunuzla ilgili vereceğiniz mesajlar şirket içi günlük iletişimle rekabet edecektir. Yani, vizyonunuzun akılda kalması için sıklıkla ve güçlü bir şekilde tekrarlanması gerekir. Vizyonunuzdan bahsetmek için özel toplantılar düzenlemeyin. Aksine her fırsatta vizyonunuzu çevrenizdekilere aktarın. Ayrıca, vizyonunuza uygun hareket ettiğinizi gösterin. Değişim sürecinde çalışanlarınızın ne yapmasını istiyorsanız önce siz yapın.

Mümkün olduğu kadar çok sayıda insanı değişim süreçlerine dahil edin, onlara değişimle ilgili bilgi verin ve kişilerin ihtiyaçlarına değişimin nasıl karşılık vereceği konusunda yol gösterin. İletişim konusunda teknolojinin aleyhinize değil, lehinize çalışmasını sağlayın.

5. Engelleri ortadan kaldırın

Bu aşamaya geldiğinizde, vizyonunuzla ilgili sık sık çevrenizdekilerle konuşuyor, geribildirimler alıyor ve çoğu çalışanınızın desteğini hissediyor olmalısınız. Peki, hiç kimse fikirlerinize direnç göstermiyor mu? Değişim sürecinde ilerlemenize engel olan uygulamalar yok mu?

Her türlü engeli saptamalı, engelleri ortadan kaldırmalı ve değişimin sağlıklı bir şekilde ilerleyip ilerlemediğini kontrol etmelisiniz. Eğer değişime karşı koyan kişi bir yöneticinizse, ona değişimin neden gerekli olduğunu anlatmaya çalışmalısınız. Karşı koyan çalışanınızı dinleyin, kim bilir değişimle ilgili kafasına yatmayan yönlerden farklı fikirler veya öngörmediğiniz alınması gereken önlemler çıkabilir.

6. Kısa süreli kazanımlara odaklanın

İlk etapta değişimin başarısını ölçmek için küçük hedefler koyun. Hem ölçmesi hem de ulaşılması kolay olsun. Böylece, kısa sürede çevrenizdekilerin ilgisini çekebilir ve değişime ılımlı yaklaşmalarını sağlayabilirsiniz. Ayrıca, çok sayıda değişim sürecini bir arada yönetmek yerine, mevcut süreçleri kısa sürede tamamlayın, daha sonra yenilerine başlayın.

Aylar sürecek bir değişim projesinde dedikoduların önüne geçmek, şüpheleri ortadan kaldırmak için kısa dönemde küçük kazanımlar, zaferler elde etmelisiniz. Bu uzun nefesli bir koşuda sizin motivasyonunuzu artırır.

Eğer küçük de olsa somut kazançlar elde edemezseniz, değişim süreci gevşeyip, yavaşlama riski ile karşılaşabilir.

7. Kararlı ve ısrarcı olun

Kotter’e göre, birçok değişim projesinin başarısız olmasının sebebi, değişimdeki başarının çok hızlı açıklanması. Gerçek değişimin diplere nüfuz etmesi gereklidir. Hızla kazanılmış başarılar uzun soluklu değişimin sadece başlangıcını işaret etmekte. Yeni bir sistemle bir ürün piyasaya çıkarmak harikadır ancak yeni sistemle 10 ürünü başarıyla çıkarmadığınız sürece gerçek bir başarıdan söz etmek doğru olmaz. 10 ürünü de başarılı bir şekilde lanse etmek için süreçleri sürekli bir şekilde geliştirmeye çalışmak gerekir. Değişim süreklilik gerektirir. Her başarıda sadece nelerin iyi gittiğine değil, nelerin daha iyi yapılabileceğine de bakılmalıdır. Pürüzler saptanmalı, iyileştirilmeli, süreçler daha etkin hale getirilmelidir. Vizyonunuz gerçekleşinceye kadar rehavete kapılmayın. Bir değişim dalgasını, diğeri izlesin. Değişim yorgunluğu tuzağına düşmeyin. Çok fazla çalışmak fiziksel ve duygusal olarak çöküntüye sebep olabilir. Dengeyi iyi kurun. Çok katı ve uzun vadeli planlar bir noktada tekleyebilir. Daha esnek dönüşüm planları hazırlayın. Ulaşamadığınız hedeflere ulaşmış, gerçekten başaramadığınız işleri tamamlamış gibi davranmayın. Eksikliklerinizi görün. Küçük başarılarla tatmin olup, gevşemeyin. Acil durum duygusunu sürekli canlı tutun.

8. Değişimin kalıcı olmasını sağlayın

Değişimin kalıcı olabilmesi için, şirketinizin kurumsal kültürüne tamamen entegre olması gerekir. Vizyonunuzun içindeki değerlerin kurumsal kültürünüz tarafından benimsenmiş ve günlük aktivitelerde olağan hale gelmiş olması gerekir. Bunun için şirket yönetiminin değişimi sürekli desteklemesi lazımdır. Desteğin azalması onca çabanın boşa gitmesine, başlangıç noktasına geri dönülmesine sebep olabilir.

Değişimin kurumsallaşması aşamasında bütün bu sayılanların yapılmaması halinde örgüt yetişkinlik döneminden bir anda yaşlanma dönemine geçecektir. İşte o zaman örgütte durgunluk, bürokrasi ve suçlamalar başlayacaktır. Örgütte kaos dönemi başladığında, çalışanlar enerjisini ve heyecanlarını yitireceklerdir. Sonuçta entropi kaçınılmaz olacaktır. Bu kötü sonucu yaşamamak için, yukarıda da değinildiği gibi örgüt disiplinli, kararlı ve kontrollü olmak zorundadır

Değişimin sürdürülebilir olabilmesi için işe alım ve terfi kararlarınızı değişime yön verecek insanlardan seçin. İşe alım sürecinde değişimin şirket için öneminden bahsedin, her seviyeden çalışanın değişimi benimsemesi hatta değişim süreçlerine katkı sağlaması için doğru mekanizmaları oluşturun.

Başarılı değişimin şirkete getirdiği değeri işe alım, terfi ve yeni değişim liderlerini atayarak vurgulayın. Özetle, değişimi şirket kültürünün bir parçası yapın.

Bir kurumdaki değişikliği başarıyla yönetmek zordur. Adımları uygularken, sabırsız olmamak önemli. Sonucu bir an önce almak için acele edilmesi durumunda tüm süreç bozulabilir ve değişim, uygun olmayan bir şekilde sisteme entegre edilmiş olabilir.

Değişim yönetimi konusuyla ilgileniyorsanız, John Kotter’ın kitapları dışında, Değişim- Harvard Business Review’den En Etkili Değişim Fikirleri kitabını da inceleyebilirsiniz.

Kaynaklar:

http://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_82.htm

http://www.hbrturkiye.com/kisi/yazar/john-p-kotter

http://www.kotterinternational.com/our-principles/changesteps

module4.pdf erişimi için tıklayın

http://www.dunya.com/degisim-icin-ilik-suyu-yavas-yavas-isitin-159358h.htm
http://www.capital.com.tr/8-adimda-degisim-haberler/17583.aspx