Değişim yönetimi, hem birey hem kurum seviyesinde ele alınabilen sistematik bir yaklaşımdır. Bireyler ve ekipler halihazırdaki durumlarından çıkıp farklı bir duruma geçerken, değişimin geniş etkilerine odaklanmak gerekebilmektedir. Değişimden kasıt, ekip içindeki basit bir süreç değişikliği gibi minör veya kurumun yeni ve farklı stratejilere geçişi gibi majör olabilmektedir.

Değişim yönetimi temel olarak değişiklik ihtiyacı duyulan alanda taleplerin ve gerekli bilgilerin toplanması, analiz edilmesi, analiz sonuçlarının değişimden etkilenecek birimlerle paylaşılması, çözümün tasarlanması, uygulamaya alınması ve son olarak değişikliğe neden olan taleple varılan noktayı karşılaştırarak durum değerlendirmesi yapılmasını kapsamaktadır.

Öncelikle değişimin temeli, yani değişimin izolasyonunun mümkün olmadığı kabullenilmelidir. Değişim, asla sadece değişen birimde kalmayacak ve içinde bulunduğu tüm sistemi, dokunduğu her bireyi etkileyecektir. Değişimi başarıyla yönetebilmek için bu geniş etki göz önünde bulundurulmalı ve değişimin boyutları her açıdan ele alınmalıdır.

Herhangi bir değişimi yönetmeniz istendiğinde, öncelikle içinde bulunduğunuz durumda değişim yönetiminin ne anlama geldiğini sorgulamalısınız.

Yönetmeniz gereken değişim sürecinde şu tür noktalara dikkat etmeniz gerekecektir:

• Kurum içinde yönetim kurulu seviyesinde bir desteği arkanıza almanız, talep edilen sonuçların elde edilmesini kolaylaştıracaktır.
• Değişimin tasarlanması ve gerçekleştirilmesinde rol oynayacak kişilerin doğru kişiler olduğunu bilmek, adımlarınızı atarken kendinizi güvende hissetmenizi sağlayacaktır.
• Değişen durumların, kişileri nasıl etkileyeceğini değerlendirebiliyor olmalısınız.
• Değişim sürecinde doğru iletişimin kurulması ve değişimden etkilenecek herkesin durumun ayrıntılarından haberdar edilmesi gerekmektedir.
• Kişilerin değişime adapte olabilmeleri için doğru bilgiye, gerekli eğitim desteğine ve yardıma ulaşmaları sağlanmalıdır.

Kimin hangi görevin sorumlusu olduğunun bilinmesi, ayrıca gerekliliklerden biridir. Değişim sürecinde yapılacakları belirlerken, diğer görevlerdeki kişilerle yakın ilişki içinde bulunmanız önemlidir. Proje yöneticileri, iş geliştirme uzmanları, İnsan Kaynakları departmanı gibi… “Bu işten kim sorumlu?” cümlesini kurmaktan çekinmeyin. “Değişim sonrası eğitim planlaması kimin görevi?”, “Görev tanımlarının ve iş sözleşmelerinin yenilenmesi kimin sorumluluğunda?” vs…

Daha önce kaç farklı tür değişimi başarıyla yönetmiş olursanız olun, değişim her defasında farklı görev gereklilikleriyle geleceği için, iş ortaklarınızın da farklı kişiler olması olağan bir durumdur.

Her değişim mutlaka duygusal tepkilerle karşılaşır. Tepki görmeyen değişim yoktur. Bunlar olumlu veya olumsuz tepkiler olabilir ve her ikisi de son derece doğaldır. Duygusal tepkiler, değişimin başlarında iyimserlik olarak karşımıza çıkarlar ve biraz bilgilenme ile beraber soru işaretleri ve şüpheler başlar. İyi bir değişim yönetimi olmadan bu duyguların zaman ilerledikçe değişimi kabullenen tepkilere dönmesi neredeyse mümkün değildir.

Değişimi doğru yönetmek için en önemli tekniklerden bir tanesi, sürecin başında yol haritasının tasarlanmış olmasıdır.

10 Adımlık Yol Haritası:

1. Süreç içinde yapılması gerekenleri tanımlayarak listelemeniz değişimin daha planlı yönetilmesini sağlayacaktır:
2. Değişimin sebebinin herkes için açık ve net olduğundan emin olunması için doğru iletişimin kurulması,
3. Değişim sürecinde bulunacak kurum dışından danışman ve proje çalışanları olacaksa, bu kişilerin ne gibi görevler üstleneceklerinin tanımlanması,
4. Değişimin büyüklüğüne bağlı olarak iş ortaklarının durumla ilgili bilgilendirilmesi, doğru iletişimin kurulması,
5. Değişimle ilgili bildirimlerin nasıl ve ne zaman yapılacağının kararlaştırılması,
6. Değişimin kişiler ve organizasyon yapısı üzerinde yaratacağı etkilerin değerlendirilmesi,
7. Değişimden etkilenecek kişilerin sürece dahil edildiğinden ve değişim boyutlarının anlaşıldığından emin olunması,
8. Süreçten etkilenecek herkesin, karmaşa veya belirsizlik durumlarında nasıl destek alacağının belirlenmesi,
9. Gereken eğitimlerin kapsamının, katılımcıların ve eğitmenlerin belirlenmesi,
10. Değişime dair başarı göstergelerinin neler olacağının, nasıl ölçüleceğinin ve raporlanacağının önceden belirlenmesi.

Bu yol haritasına, içinde bulunduğunuz değişim durumunun değişkenlerine bağlı olarak maddeler eklenmesi veya çıkarılması gerekebilir. Önemli olan planın doğru şekilde hazırlanması ve ilgili kişilerle birlikte koordinasyon içinde uygulanmasıdır.

Aslında insanlar için değişimin kendisinin değil de, değişimin gerçekleşme hızının sıkıntı yarattığı söylenebilmektedir. Kaynar suya atılan bir kurbağanın hemen sudan fırlayarak çıkması gibi insanlar da ani ve hızlı değişimlere tepki gösterirler. Çünkü değişim hızı bireylerin çevresinde oluştuduğu güvenli alanlarından çıkmalarına ve güvenlik hissinin kaybolmasına neden olur. Bu durum da bireylerde korku ve kaygı hislerine yol açar. Bu yüzden, değişimden kaçmak değil, değişimi planlı gerçekleştirmek gerekmektedir. Değişimden kaçılması gibi, değişimin sessizce yapılmaya çalışılması da doğru bir hareket olmayacaktır. Pek çok kurum, örneğin toplu işten çıkarma gibi majör değişimlerde, durumun duyulmamasını öncelik olarak belirledikleri için insan kaynağını doğru yönetememektedirler.

Bir atı kontrol etmenin en kolay yolu, onu gittiği yöne doğru sürmektir. Başka bir deyişle, değişimden kaçarak onu yönetemezsiniz.

Değişim kaçınılmazdır ve organizasyonların hayatta kalabilmesinin teminatıdır. Tasarımların hayata geçirilmesi aşamasında değişiklikten etkilenenler tarafından değişimin benimsenmesi ve belirlenen zaman planı dahilinde uygulamaya alınması oldukça önemlidir. Öyleyse gelecekte de var olmak isteyen organizasyonlar değişimin gerekliliğini anlamalı ve onu doğru şekilde yönetmelidir.